【無料】すぐに使える!運転日報のテンプレート|運用ポイントも解説
業務中の移動や荷物の運搬に欠かせない自動車。用途や使用頻度は様々ですが、業務において自動車を運転する場合は、「運転日報」の作成が法令で義務付けられています。
運転日報をつけることで、ドライバーが長距離運転や休憩不足で疲労していないか確認したり、走行距離に応じた車両のメンテナンスを検討したりすることができます。
この記事をご覧いただいている方の中には、
・これから運転日報を運用していくため、すぐに使えるテンプレートがほしい
・運転日報に記載すべき内容を確認したい
・一般的な運用の流れを把握しておきたい
・効率的に運用するポイントを知りたい
といった要望をお持ちの方も多いかと思います。
そこで本記事では、無料でダウンロードできる運転日報のテンプレートを紹介した上で、運転日報の記載内容、運用の流れやポイント等について解説します。
テンプレートを入手し、運用のポイントを押さえて、効率的に運用をスタートさせましょう。
運転日報の管理を担う安全運転管理者の
業務や罰則についてまるわかり!
白ナンバー自動車を使用する企業において、運転日報の管理は「安全運転管理者」が行わなければならない業務内容の一つです。安全運転管理者の選任・届出方法や業務内容、違反した場合の罰則についてわかりやすく解説した資料をご用意しました。
【資料で分かること】
- 道路交通法改正の概要
- 安全運転管理者とは
- 安全運転管理者の選任義務と罰則
- 安全運転管理者の業務内容
安全運転管理者について理解を深めるために、ぜひ資料をダウンロードしてみてください。
アルコール検知器を用いたアルコールチェックが2023年12月1日から義務化されました。義務化に至った詳細についてはこちらの記事をご確認ください。
【速報】アルコールチェック義務化開始!警察庁発表をわかりやすく解説!
運転日報のテンプレート6選
まずは、使いやすくておすすめのテンプレートを6つ紹介します。運転日報に記載すべき内容は「緑ナンバー」と「白ナンバー」で異なるため、それぞれに合わせたテンプレートを掲載しています。
緑ナンバー用のテンプレート
緑ナンバーのうち、ここではトラック等の貨物自動車運送事業における運転日報テンプレートを紹介します。
都道府県のトラック協会が公開しているテンプレートの中から、シンプルで使いやすいタイプ、タコグラフ(運行記録計)チャート紙が貼り付けられるタイプ、荷役作業が追加された網羅的なタイプを集めました。
法令で定められた項目を満たしていればフォーマットは自由なので、自社にとって使いやすいタイプを使用してください。
- 一般社団法人 愛知県トラック協会
https://ssl.aitokyo.jp/member/download/
- 一般社団法人 群馬県トラック協会
https://www.gta.or.jp/tekisei/download.html
- 一般社団法人 茨城県トラック協会
https://www.ibatokyo.or.jp/tekisei/tekiseika_docs
白ナンバー用のテンプレート
白ナンバーも、緑ナンバーの場合と同様、指定のフォーマットはありません。
白ナンバーで運転日報の作成が義務付けられているのは、安全運転管理者の選任義務の対象となる企業や事業所です。
安全運転管理者の選任義務については、以下の記事を参考にしてください。
参考記事:【最新版】5分でわかる!安全運転管理者とは|選任義務から罰則まで徹底解説
法令で記載が義務付けられている項目については後ほど紹介しますが、緑ナンバーと比較してかなり項目が少なく、シンプルです。そのため、自社にとって必要な項目を追加して運用するケースが多いです。
その点、日本法令のテンプレートはExcel形式、biz oceanのテンプレートはWord形式であり、ダウンロードしてから項目の追加・削除などアレンジすることが可能です。
みずほ東芝リースのサイトには、1台の車両を特定のドライバー専用として運用する場合と、複数のドライバーが共用で運用する場合のテンプレートが掲載されているため、自社の運用スタイルに合わせて選択できます。
- 日本法令 自動車運転日報
https://www.horei.co.jp/hp/download/
※うまくダウンロードできない場合は、テンプレートのリンクをコピーして新しいタブのURL欄にペーストして開くと、ダウンロードが可能となります - IBJL東芝リース株式会社 車輛運行記録日報(車輛別)
https://www.toshiba-lease.co.jp/service/auto/format/
- biz ocean 自動車運転日報
https://www.bizocean.jp/doc/detail/101626/
※無料会員登録が必要です。
運転日報の記載内容と保存期間
先ほど紹介したテンプレートは、いずれも法令で定められた項目を網羅していますが、これらをアレンジして自社専用の運転日報を作成・運用するためには、法令上、どんな項目を記載しなければならないのかを押さえておくことが大切です。
また、作成した運転日報は適切に保存する必要があります。
ここでは、運転日報に記載すべき内容と保存期間、作成を怠った場合の罰則について詳しく解説します。
運転日報に記載すべき内容
運転日報に記載すべき内容は、緑ナンバーと白ナンバーでそれぞれ異なる法令によって定められています。
緑ナンバーの場合
緑ナンバーのうち、トラック等の貨物自動車運送事業については、貨物自動車運送事業輸送安全規則第八条で定められています。わかりやすく言い換えると、以下の8項目について記載する必要があります。
- ドライバーの氏名
- 業務で使用した車のナンバー
- 業務の開始・終了地点と日時、主な経過地点、および走行距離
- 業務を交替した場合は、その地点と日時
- 休憩や睡眠をした場合は、その地点と日時
- 車両総重量8t以上または最大積載量5t以上の自動車に乗務した場合は、貨物の積載状況や集荷・配達地点での待機状況、荷役作業の実施状況
- 道路交通法もしくは自動車事故報告規則における特定の事故または著しい運行の遅延など、異常が発生した場合は、その概要と原因
- 運行経路などの運行指示内容
参考:e-Gov法令検索|貨物自動車運送事業輸送安全規則(第八条)
白ナンバーの場合
白ナンバーについては、道路交通法施行規則第九条の十で定められており、わかりやすく言い換えると以下の4項目について記載する必要があります。
- ドライバーの氏名
- 運転の開始・終了の日時
- 運転した距離
- 運転状況を把握するために必要な情報
法令で義務付けられている以外にも、訪問先や業務内容、給油量、車両点検の結果なども記録しておくと、業務の実施状況を把握するのに役立つでしょう。
また、走行時に危険を感じた箇所があれば記載しておくと、事業所内での情報共有につながります。
保存期間について
運転日報の保存期間は、貨物自動車運送事業輸送安全規則においては1年間と定められています。つまり、緑ナンバーの企業は運転日報を1年間保存しなければなりません。
一方、道路交通法施行規則では保存期間について明記されていません。
しかし、同規則において、2022年から義務化されたアルコールチェックの記録については、1年間保存することと定められています。
仮に従業員が業務において重大な交通事故を起こした場合や、悪質な交通違反を犯した場合、公安委員会からアルコールチェックの記録や運転日報の提出を求められることがあります。こうしたケースへの対応を考えると、運転日報についても最低1年間は保存しておくことをおすすめします。
また、運転日報は労働者の運転時間を記載する書類でもあり、労働基準法にも関わるので注意が必要です。労働基準法では、書類の保存期間が5年間と定められています。そのため運転日報の保存期間は、労働基準法に合わせて5年間とすると安心です。
※労働基準法における書類の保存期間は、当面は経過措置として3年間保存となっています(2024年3月現在)。
参考:改正労働基準法に関するQ&A (mhlw.go.jp)
運転日報の作成を怠った場合の罰則
現時点では、貨物自動車運送事業輸送安全規則および道路交通法施行規則において、運転日報の作成や保存を怠ったことに対する直接的な罰則は定められていません。
しかし、運転日報に関する業務は、緑ナンバーでは運行管理者、白ナンバーでは安全運転管理者に課された業務内容の一つです。
これを怠った結果、企業内の安全運転確保に問題があるとみなされた場合は、是正措置や管理者の解任、資格証返納などの命令が発令される可能性があります。
命令を無視して業務怠慢が続いたり、適格な管理者への交代を行わない場合は、罰則の対象となるため注意してください。
なお、運転日報の全体像については以下の記事で詳しく解説しています。合わせてご覧ください。
一般的な運用4ステップ
運転日報の運用は、一般的に以下の4ステップで行います。それぞれのステップにおけるポイントや注意点も含めて説明します。
①運転前後にドライバーが必要項目を記入
法令で義務付けられている項目に、自社で必要な項目を加えて決定したフォーマットに、ドライバーが記入します。
紙の記録簿に記入する場合は、誤字脱字や記載ミスが発生しやすいため、丁寧に書いてもらうようあらかじめドライバーに伝えておくことが大切です。
特に、数字の「1」と「7」など手書きにすると判別が難しい場合もありますので、注意してください。
②ドライバーが管理者に提出
運転日報に必要項目を入力したら、ドライバーが運行管理者や安全運転管理者に提出します。
紙の記録簿をそのまま提出する場合、スキャナー等で電子データに変換してから提出する場合、Excelデータをメール等で提出する場合、共有サーバーへ格納して報告する場合などが考えられます。
提出忘れを防ぐために、入力したらすぐに提出する仕組みや運用方法を確立しておくことが重要です。
③管理者が内容を確認し、不備があれば修正を依頼
ドライバーの記入内容に未記入や記載ミスがないか、管理者が確認します。
不備が見つかった場合、ドライバーに差し戻して修正してもらいます。差し戻しが多いと、ドライバーにとっても管理者にとっても手間が増えるため、記入すべき項目がわかりやすいフォーマットを用いるなど、出来るだけ未記入や記載ミスが起こらないような対策をしておくとよいでしょう。
④内容に問題がなければ、記録を保存する
管理者が記録の内容に問題がないことを確認したら、記録を保存します。先ほど紹介したように、労働基準法の記録保存義務に合わせて、5年間保存しておくことをおすすめします。
紙と電子データのいずれの形式で保存する場合も、目次やインデックスを付けるなど、後から必要な記録を検索しやすいような工夫をしておくとよいでしょう。
運転日報に関する業務負担
運転日報の作成と保管は、運転業務を担う企業にとっては必須かつ重要な業務です。
法令上の義務であるため確実に対応する必要がありますが、記入を行うドライバーと、記録管理を担当する運行管理者や安全運転管理者のいずれにとっても業務負担となることがしばしばあります。
仮に紙の運転日報を運用する場合に、どのような負担が発生するか、具体例を用いて紹介します。
ドライバーの負担
運転日報の項目が多い場合、記入に時間がかかります。また、丁寧に書いたつもりでも字が読みにくかったり誤字脱字があったり、未記入の箇所があった場合には、管理者から再提出を求められます。メインの業務ではないところで時間を取られてしまうため、ドライバーにとって負担になります。
管理者の負担
運転日報を紙で管理した場合は、ドライバーの数だけ紙の保管が必要です。例えば、ドライバーが50人いて、平均稼働日が20日のケースを想定してみましょう。
- ドライバー50人×平均稼働日20日×12ヶ月=12,000枚
上記のように、1年あたり12,000枚の紙が必要です。改正労働基準法による保存期間は5年間なので、最低でも60,000枚の紙が必要になり、記録簿を保管するスペースも確保しなければなりません。
スペースに余裕があれば、保管すること自体に問題はないでしょう。しかし、後から必要な運転日報を探さなければならない場合、ファイルやインデックスを工夫していても、最悪の場合60,000枚の中から探さなければなりません。
業務負担を軽減するための3つのポイント
先ほど、運転日報に関する業務負担について説明しました。これらの負担を軽減し、効率よく運用するために以下3つのポイントが挙げられます。
わかりやすいフォーマットの検討
紙でもExcelでも、記入するべき箇所がわかりにくかったり、普段使わないような項目が盛り込まれていたりした場合、未記入や記載ミスが起こる可能性が高まります。
自社のドライバーにヒアリングを行い、項目を精査してわかりやすく使いやすいフォーマットを検討するとよいでしょう。
自動入力の活用
紙の場合、氏名や車のナンバーといった、決まった内容もいちいち記入する必要がありますが、Excelを活用し回答欄を選択式にすることで記入の手間が削減できます。
誤字脱字や数字の読み間違いもなくなるため、差し戻しも避けられるでしょう。また、燃費計算などもExcelの計算式を入力しておけば自動で行うことが可能です。
車両管理システムの導入
簡単入力、未記入の防止、ペーパーレス、検索性の向上すべてが叶えられるのが、「車両管理システム」です。
ドライバーはスマホやPCからいつでも簡単に入力でき、未記入の項目がある状態で提出しようとすると知らせてくれる機能があるため、入力や確認にかかる手間を大幅に削減することが可能です。
また、データはクラウド上に保存されるため、ペーパーレスを実現し、データ検索も容易となります。
運転日報だけでなく、車両予約やアルコールチェック、最適な走行ルートや運転傾向の分析、スマホで鍵の開閉ができる機能が搭載されているシステムもあるため、業務で利用する車両に関する記録や管理をまるごと行うことが可能となり、管理者の業務負担軽減にも大いに役立つでしょう。
システムを用いた場合にどれくらい業務効率化できるか
車両管理システムを用いるとどれくらい業務効率化ができるのか、具体的にイメージしたい方もいるかと思います。
ここでは、東海理化の提供する車両管理システム「Bqey(ビーキー)」を利用した場合に、どれくらい業務効率化できるか紹介します。
1.ドライバーがスマホから運転日報の必要項目を入力します。
2.ドライバーがアプリ上で運転日報を提出します。
3.提出された記録はすぐにクラウド上に反映され、安全運転管理者はデータで内容を確認することができます。データは自動で3年間システムに保管されます。
未提出や未記入があった場合には、ドライバーに自動で通知が届くので、管理者のチェックの手間を大幅に省きます。概算にはなりますが、社用車を5~6台と仮定した場合は、運転日報のとりまとめにかかる時間が30分から5分程度に、改修した書類の確認・保管にかかる時間が20分から5分程度に削減が見込まれます。
このように、車両管理システムを用いると、ドライバーは日々の運転日報の作成にかかる手間が短縮でき、管理者は未記入や未提出による差し戻しの手間が省け、両者ともに運転日報に関する業務を効率化することが可能となります。また、ペーパーレス化を実現し、保管スペースの削減や検索性の向上を叶えます。
車両管理システムの詳しい機能や選び方、サービス比較については以下の記事で解説しています。ぜひ参考にしてください。
導入事例から見る車両管理システムの価値
実際に車両管理システム「Bqey(ビーキー)」を導入して、運転日報をはじめとした、車両管理に関する課題を解決した企業の事例を紹介します。
NRS株式会社様の事例
NRS株式会社は、化学品・危険物専門の物流企業として、国内バルク輸送、タンクターミナル、日本最大級規模の危険物倉庫、コンテナ容器の賃貸・メンテナンス、航空・海上輸送と輸出入通関業務など多様なニーズに応えられるサービスを展開しています。
本社では、主に顧客や営業所をまわるために6台の社用車を運用している中で、運転日報の集計などに課題を感じていました。それらの課題解決を目的として、Bqeyの導入に至りました。
- 抱えていた課題
・紙に記入した運転日報を手入力でデータ化するための手間がかかっていた
・文字の判別が難しいなど、正確なデータ収集が困難であった
・総務課の窓口で鍵の受け渡しを行っており、利用者、管理者ともに負担に感じていた
・車両の乗り間違いがあり、本来使おうとしていた人が乗れないことがあった
- 導入した理由
・運転日報をクラウド管理でき、手間の削減と正確なデータ収集に役立つ
・デジタルキー機能で対面での鍵の受け渡しが不要になる
・車を予約した人だけが予約した時間 、予約した車に乗ることができる
- 導入して感じたメリット
・運転日報の項目がカスタマイズできるため自社の運用に合わせやすい
・鍵の受け渡しの手間が減った、スマホで完結するのが先進的など利用者にも好評
・車両の乗り間違いによるトラブルが起こらなくなった
・社用車の運用に関する業務時間が5分の1まで削減できた
・稼働率の低い車両を把握でき、減車のためのデータを蓄積できる
株式会社和晃様の事例
株式会社和晃は空気調和、給排水衛生設備、蒸気、エアー、冷却水設備など工場の生産ラインに不可欠な付帯設備工事を中心に、電気、建築、土木工事に至るまでワンストップで対応している企業です。18台の社用車を保有しており、運転日報の効率化とアルコールチェックへの対応のため、Bqeyを導入していただきました。
- 抱えていた課題
・大手企業から様々なフォーマットでの運転日報の提出を求められ、作業が膨大であった
・自社に合ったアルコールチェックの運用体制を構築できていなかった
- 導入した理由
・運転日報の情報が一元管理でき、データ加工も容易にできる
・自社にとって過不足のない機能が搭載されていた
- 導入して感じたメリット
・どんなフォーマットの運転日報も短時間で作成できるようになった
・走行距離などのデータも管理画面で把握できるため、管理工数を大幅に削減できた
・直行直帰の場合でも無理なくアルコールチェックに対応できるようになった
・車両の利用状況が可視化され、確認にかかっていた時間を削減できた
このように、車両管理システムを導入すると様々なメリットが得られます。運転日報に関する業務を効率化したいと考えている方は、車両管理システムの導入を検討してもよいかもしれません。
他にも多数の導入事例を掲載しています。以下のリンクからご覧いただけますので、ぜひ参考にしてください。
まとめ
今回は、無料でダウンロードしてすぐに使える、運転日報のテンプレートを紹介しました。法令で定められた項目に、自社にとって必要な項目を追加するなど、アレンジして運用するとよいでしょう。
運転日報に関する業務は、ドライバーにとっても管理者にとっても負担になることがあります。わかりやすいフォーマットの検討や、Excelの計算式を活用するなどの運用ポイントを押さえて、業務負担を軽減しましょう。
運転日報はもちろん、車両の利用や管理に関わる業務をまるごと効率化するなら「車両管理システム」の導入がおすすめです。
法令を遵守し、自社にとって効率のよい運用方法を見つけましょう。
車両管理システム「Bqey」が
お客様に選ばれる3つの理由
車両管理システム「Bqey」は「使い勝手満足度92.3%」の社用車管理の課題を解決するサービスです。「Bqey」は以下の理由から、多くのお客様に選ばれています。
- 長年車のカギを作ってきた高い技術力を活かして開発した"デジタルキー"によって、スマホで車の施解錠ができるので鍵の受渡しが不要
- 運転日報や日常点検、アルコールチェック記録などをデジタル化することで、管理者・ドライバー双方の業務を効率化できる
- デジタルキーの操作ログで車両の稼働状況を正確に集計・グラフ化できるので、車両台数を最適化、費用削減に繋がる
サポート体制も充実している人気の社用車管理システム「Bqey」について知りたい方は、こちらから資料をダウンロードしてください。